Uma das maiores empresas globais do setor de tecnologia enfrentava um desafio crescente: seus projetos de automação robótica de processos (RPA) levavam em média 129 dias para serem concluídos, comprometendo o ritmo de inovação e os resultados esperados em economia e produtividade. A origem do problema estava na fase inicial de mapeamento e documentação dos processos. Para reverter esse cenário, a companhia adotou uma ferramenta de task mining baseada em inteligência artificial — e os ganhos foram expressivos.
A equipe de automação do setor financeiro lidava com processos complexos e distribuídos, enfrentando:
- Longo tempo na fase de mapeamento e documentação, exigindo entrevistas com especialistas e reuniões detalhadas.
- Baixa precisão na identificação de todas as variações e exceções dos processos, o que gerava problemas no desenvolvimento dos bots.
- Dificuldade em quantificar o esforço envolvido nas tarefas e priorizar oportunidades com maior retorno.
- Repetições de trabalho causadas por documentação incompleta ou imprecisa, que impactavam a qualidade da automação.
Essa limitação impedia a organização de escalar suas iniciativas de RPA e atingir as metas de automação e redução de custos.
Para acelerar suas iniciativas, a empresa implementou uma ferramenta de task mining com inteligência artificial.
- A tecnologia foi instalada diretamente nos computadores dos usuários-chave (SMEs), monitorando de forma automática cliques, teclas e ações durante a execução das tarefas diárias.
- Em apenas uma semana, a ferramenta gerou fluxos completos dos processos em operação, incluindo todas as variações, pontos de decisão e exceções — com mínima interferência no trabalho dos usuários.
- A ferramenta ainda forneceu estimativas sobre tempo médio de execução e porcentagem de automação possível, ajudando a priorizar os processos com maior ROI.
- Com os fluxos capturados, analistas e desenvolvedores puderam criar versões otimizadas dos processos, prontos para automação — reduzindo drasticamente o tempo de desenvolvimento e testes.
A aplicação da IA em task mining gerou ganhos significativos para a empresa:
- 65% de redução no tempo médio de implantação de automações (de 129 para 45 dias).
- Triplicação da quantidade de automações entregues anualmente, com os mesmos recursos.
- $36 milhões em valor incremental estimado a partir das novas automações viabilizadas.
- 300% de aumento na economia de horas-homem (FTE savings).
- Menor retrabalho na fase de testes, graças à documentação mais completa e precisa.
- Liberação da equipe de especialistas, que pôde se concentrar em atividades mais estratégicas.
