Em empresas com múltiplas unidades de operação — sejam lojas, filiais, fábricas ou escritórios distribuídos —, a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores é um pilar essencial para a folha de pagamento, conformidade legal e gestão de talentos. Cada unidade, no entanto, pode operar com seu próprio relógio de ponto e sistema de registro, resultando em uma complexa teia de informações descentralizadas. A tarefa de consolidar esses dados para um controle centralizado, em tempo hábil e sem erros, transforma-se rapidamente em um desafio logístico e administrativo de grande porte.
O desafio para empresas com diversas unidades reside em centralizar e padronizar os dados de registro de ponto que são gerados por sistemas distintos em cada local. Não é raro que uma unidade utilize um sistema de relógio de ponto de um fabricante, enquanto outra opera com um software diferente, ou até mesmo com modelos mais antigos que exigem extração manual.
Isso gera uma série de problemas: formatos de arquivo variados (CSV, TXT, Excel com layouts diferentes), limitações na integração dos dados com a necessidade de acesso individual a cada sistema para gerar os arquivos de exportação e, consequentemente, um esforço manual considerável para coletar, padronizar e importar esses dados diariamente para o sistema de gestão de pessoas (RH ou HCM – Human Capital Management).
Essa rotina é exaustiva, propensa a erros de transcrição ou de arquivo, e atrasa a visibilidade em tempo real da jornada dos funcionários, impactando a precisão da folha de pagamento e a conformidade com as leis trabalhistas.
A Automação Robótica de Processos (RPA) é a solução ideal para esse cenário, atuando como um orquestrador digital incansável. Robôs de software são configurados para emular a ação de um operador humano, acessando individualmente cada sistema de relógio de ponto, independentemente de serem plataformas web, aplicativos de desktop ou softwares locais.
O robô faz login, navega pelas interfaces específicas de cada sistema, seleciona o período desejado (geralmente o dia anterior ou o dia corrente) e aciona a função de exportação, coletando os arquivos gerados, mesmo que estejam em formatos diferentes.
Uma vez com os dados em mãos, o RPA é programado para padronizar as informações (mapeando colunas, formatando datas e horários, e garantindo a consistência dos IDs de funcionários) e, em seguida, atualiza o controle do sistema de gestão de pessoas. Isso pode ser feito através da importação de arquivos já padronizados ou, quando APIs não estão disponíveis, emulando a entrada manual de dados diretamente nas telas do sistema de RH, garantindo que o controle esteja sempre atualizado e preciso.
A implementação de robôs de RPA para a gestão do ponto trouxe ganhos significativos para empresas com múltiplas unidades, transformando um processo complexo em uma operação eficiente e sem falhas. Entre os principais benefícios, destacam-se:
- Precisão Impecável: Elimina erros de digitação e inconsistências que são comuns na coleta e no tratamento manual de dados, garantindo uma folha de pagamento mais precisa.
- Economia de Tempo e Recursos: Libera as equipes de RH e administração de tarefas repetitivas e demoradas, permitindo que se concentrem em atividades de maior valor agregado.
- Dados em Tempo Real: As atualizações diárias e automáticas do sistema de gestão de pessoas proporcionam visibilidade instantânea da jornada de trabalho, facilitando o monitoramento e o planejamento.
- Conformidade Aprimorada: Reduz significativamente o risco de não conformidade com as leis trabalhistas, ao garantir registros de ponto consistentes e atualizados.
- Escalabilidade: Aumentar o número de unidades ou funcionários não implica em um aumento proporcional da carga administrativa, pois os robôs podem ser facilmente adaptados para novos relógios de ponto.
- Melhora na Experiência do Colaborador: Reduz problemas relacionados a atrasos ou erros na folha de pagamento, contribuindo para a satisfação e confiança dos funcionários.
Essa automatização transforma o controle de ponto de um gargalo operacional em um fluxo de trabalho suave e confiável, fundamental para a gestão eficiente de uma força de trabalho distribuída.
