Durante processos de admissão de novos colaboradores ou de validação cadastral em processos de compliance, é comum lidar com uma grande variedade de documentos pessoais. Identidades, comprovantes de endereço, certidões, carteiras de trabalho e outros registros são exigidos e precisam ser analisados e lançados corretamente nos sistemas. Esse trabalho, quando feito manualmente, é demorado, sujeito a erros e representa um gargalo para a eficiência operacional de empresas que precisam crescer com agilidade e segurança jurídica.
Empresas de médio e grande porte enfrentam dificuldades para processar, validar e armazenar corretamente os dados extraídos de documentos enviados por candidatos, colaboradores ou parceiros. Os principais desafios incluem:
- Grande variedade de tipos e formatos de documentos pessoais.
- Erros manuais no preenchimento de sistemas com dados extraídos dos documentos.
- Retrabalho causado por documentos ilegíveis, incompletos ou fora do padrão.
- Baixa rastreabilidade dos dados durante auditorias ou validações legais.
- Demora na conclusão de admissões ou validações de compliance.
Esses problemas geram atrasos no início das atividades de novos colaboradores, aumentam os custos operacionais e expõem a empresa a riscos de conformidade.
Com a adoção de uma solução de Captura Cognitiva baseada em Inteligência Artificial, utilizando IDP (Intelligent Document Processing) para automatizar a leitura e o registro das informações dos documentos pessoais, a equipe de RH pode solucionar este desafio.
Ao treinar a IA com exemplos reais de documentos como RG, CPF, comprovante de residência, certidões, carteiras de trabalho e formulários, é possível usá-la para analisar novos documentos e:
- Identificar e extrair automaticamente os campos relevantes (nome completo, data de nascimento, número de documentos, endereço etc.).
- Verificar a legibilidade e validade das informações extraídas.
- Preencher os sistemas internos de forma estruturada, com padronização e segurança.
A adoção da Captura Cognitiva em processos de RH, Cadastro e Compliance trouxe diversos ganhos para a organização:
- Redução drástica do tempo de admissão e validação documental.
- Padronização dos dados registrados, reduzindo divergências em sistemas.
- Diminuição de retrabalho e solicitações de reenvio de documentos.
- Mais segurança jurídica e conformidade, com histórico auditável e dados confiáveis.
- Liberação da equipe para focar em processos mais estratégicos, como onboarding, clima e desenvolvimento de pessoas.
Com IA, a área de RH e Compliance se torna mais ágil, segura e escalável, reduzindo a burocracia e melhorando a experiência dos colaboradores e parceiros.
