O processo de contas a pagar é um dos mais críticos para a operação financeira de uma empresa. No entanto, quando dependente de rotinas manuais, trocas de e-mails e ausência de padronização, pode causar atrasos, retrabalhos e até penalizações por pagamentos fora do prazo. Para resolver esses desafios, uma empresa brasileira no setor de varejo implementou, com a poio da iProcess, uma solução baseada em automação de processos e inteligência artificial, resultando em ganhos expressivos de agilidade, assertividade e controle.
A empresa enfrentava um cenário de descentralização e ineficiência no processo de recebimento e aprovação de notas fiscais. Documentos como notas de material, serviços, transportes, faturas e recibos eram enviados por diferentes áreas por e-mail, e exigiam checagem manual, preenchimento de dados, identificação de responsáveis por aprovação conforme valores e contas contábeis, além de encaminhamento ao setor de contas a pagar.
As principais dificuldades eram:
- Atrasos na aprovação e gargalos no lançamento para pagamento por conta da tramitação manual.
- Retrabalho com preenchimento repetitivo, mesmo em faturamentos recorrentes.
- Riscos de erro no lançamento de dados no ERP.
- Falta de transparência sobre o status das solicitações.
A solução proposta implementa um processo automatizado em uma plataforma de BPMS, integrando IA, automação e RPA para tornar o processo de contas a pagar mais inteligente e eficiente:
- O solicitante faz o upload da nota fiscal em um formulário centralizado e padronizado.
- Uma IA realiza a leitura automática do documento, extraindo dados como fornecedor, valor, data de emissão e CNPJ.
- Ao identificar o fornecedor e o tipo de documento, a IA sugere o preenchimento de campos recorrentes, como conta contábil, centro de custo e forma de pagamento, com base em lançamentos anteriores semelhantes.
- As regras de aprovação são configuradas conforme valores e categorias de despesa (CAPEX/OPEX), orientando o fluxo para os responsáveis corretos.
- Ao final da aprovação, as notas são encaminhadas a um robô RPA, que realiza o lançamento no ERP.
- Casos complexos ou ainda não treinados no robô são encaminhados para intervenção humana, mantendo a assertividade do processo.
A implementação trouxe melhorias significativas, como:
- Redução do tempo total do processo de aprovação.
- Agilidade no lançamento de notas e pagamentos, evitando atrasos.
- Maior transparência e rastreabilidade de cada etapa.
- Preenchimento facilitado para solicitações recorrentes, com menor esforço do usuário.
- Redução de erros e retrabalho no lançamento de dados no ERP.
- Aprovação mais assertiva, baseada nas políticas da empresa.
Essa transformação digital tornou o processo de contas a pagar mais confiável, eficiente e alinhado com as boas práticas de governança financeira.
