Na rotina das áreas Comercial e de Compras, o processamento de pedidos e contratos é uma atividade crítica, mas muitas vezes realizada manualmente, com base em documentos enviados por fornecedores ou clientes em diversos formatos. Esses documentos contêm informações essenciais para garantir o fluxo operacional da empresa, desde a reserva de produtos até a liberação de pagamentos. No entanto, o alto volume e a variedade de layouts geram retrabalho, atrasos e inconsistências. Nesse contexto, a aplicação da Inteligência Artificial para a leitura automatizada desses documentos torna-se um diferencial estratégico para aumentar a eficiência e reduzir erros.
Empresas enfrentam desafios importantes no processamento de documentos comerciais, como:
- Pedidos de compra recebidos por e-mail, PDF, digitalizações ou portais variados.
- Contratos com layouts distintos e linguagem diversa, dificultando a padronização.
- Demora na entrada dos pedidos nos sistemas de gestão (ERP).
- Risco de erros humanos no preenchimento de campos como códigos de produtos, quantidades, preços e condições comerciais.
- Falta de integração e visibilidade dos dados extraídos, dificultando o planejamento e a tomada de decisão.
Esses desafios impactam diretamente a cadeia de suprimentos, o relacionamento com fornecedores e a eficiência da área comercial.
A empresa implementou uma solução de Captura Cognitiva com Inteligência Artificial, por meio da tecnologia de Processamento Inteligente de Documentos (IDP). A IA foi treinada para reconhecer e extrair dados relevantes de:
- Pedidos de compra emitidos por clientes
- Contratos comerciais com diferentes layouts e estruturas
- Propostas e ordens de fornecimento de parceiros
Utilizando uma combinação de OCR avançado, Machine Learning e NLP (Processamento de Linguagem Natural), a solução passou a:
- Identificar automaticamente os campos relevantes, como nome do cliente/fornecedor, itens solicitados, códigos, valores, prazos, condições de entrega e pagamento.
- Validar as informações extraídas com base em regras de negócio.
- Enviar os dados diretamente para o sistema ERP ou workflow de compras.
- Sinalizar exceções para análise humana apenas quando necessário.
A adoção da Captura Cognitiva na área Comercial e de Compras trouxe benefícios tangíveis:
- Redução significativa do tempo de entrada de pedidos no sistema.
- Maior precisão nos registros comerciais, evitando erros em pedidos, entregas ou faturas.
- Agilidade nas negociações e no ciclo de compras, com mais tempo para atividades estratégicas.
- Integração fluida entre pedidos, contratos e sistemas de gestão.
- Escalabilidade do processo, sem necessidade de aumentar proporcionalmente a equipe.
A automação da leitura e processamento de pedidos e contratos permite uma operação mais ágil, segura e conectada à estratégia do negócio.
