No universo dinâmico das vendas, a agilidade na resposta ao cliente é um diferencial competitivo crucial. Desde o momento em que um cliente faz um pedido até a efetivação da venda e o início da logística, a precisão e a velocidade são essenciais para garantir a satisfação e a lealdade. Contudo, em muitas empresas, o processo de transformar um pedido de cliente em uma ordem de venda formal no sistema de gestão ainda é uma etapa manual e intensiva em tempo, que pode se tornar um gargalo operacional.
O desafio reside em como lidar com o volume e a diversidade dos pedidos de clientes que chegam por diferentes canais – e-mails, formulários web, portais específicos ou até planilhas – e transformá-los em ordens de venda dentro do sistema ERP (Enterprise Resource Planning). Equipes de vendas ou de back-office gastam horas preciosas digitando manualmente os dados de cada pedido no ERP: informações do cliente, códigos de produto, quantidades, preços, condições de pagamento e dados de entrega.
Este processo repetitivo não só consome um tempo valioso que poderia ser dedicado a atividades mais estratégicas, como prospecção ou relacionamento com o cliente, mas também é uma fonte comum de erros de digitação. Erros na entrada de dados podem levar a entregas incorretas, faturas erradas, atrasos no envio e, consequentemente, frustração do cliente e prejuízos financeiros para a empresa. A meta é otimizar essa transição do pedido para a ordem de venda, garantindo rapidez e precisão.
A Automação Robótica de Processos (RPA) é a solução ideal para esse cenário, atuando como um “digitador” virtual incansável e preciso. O RPA é configurado para emular o comportamento humano, acessando o sistema onde os pedidos dos clientes são recebidos (seja um e-mail, um portal de vendas, ou uma pasta compartilhada). Ele extrai as informações relevantes do pedido – nome do cliente, dados de contato, lista de produtos com quantidades, preços e detalhes de entrega. Em seguida, o robô navega até o sistema ERP, faz login, abre a tela de criação de ordens de venda e insere automaticamente todos os dados extraídos nos campos correspondentes.
Para lidar com a complexidade de documentos não estruturados, a integração com a inteligência artificial (IA) é fundamental. Tecnologias como o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) e o Processamento de Linguagem Natural (NLP) permitem que a IA “leia” e compreenda pedidos que vêm em formatos variados, como e-mails de texto livre ou anexos em PDF, extraindo as informações necessárias para o RPA. Além disso, algoritmos de Machine Learning (ML) podem ser aplicados para validar os dados extraídos, identificar inconsistências (e.g., um código de produto que não existe no estoque, ou uma quantidade irrealista), e até mesmo inferir informações faltantes com base em padrões históricos de pedidos.
Se houver alguma anomalia ou dado que o robô não consiga processar, ele pode alertar a equipe humana para intervenção, garantindo que nenhum pedido seja perdido ou processado incorretamente.
A implementação do RPA e sua sinergia com a IA nesse processo de vendas trouxeram ganhos expressivos para as empresas, transformando o ciclo do pedido ao faturamento. Entre os principais benefícios, destacam-se:
- Processamento de Pedidos Ultrarrápido: Ordens de venda são criadas em minutos, em vez de horas, acelerando o ciclo de faturamento e entrega.
- Redução Drástica de Erros: A automação elimina erros de digitação e inconsistências de dados, garantindo que o pedido processado seja idêntico ao solicitado pelo cliente.
- Aumento da Satisfação do Cliente: Clientes recebem seus produtos mais rapidamente e sem erros, melhorando a experiência de compra e a lealdade à marca.
- Liberação da Equipe de Vendas: Vendedores podem focar em prospectar novos clientes, negociar e construir relacionamentos, em vez de se preocupar com a entrada manual de dados.
- Maior Volume de Vendas: A capacidade de processar mais pedidos em menos tempo permite que a empresa escale suas operações de vendas sem aumentar proporcionalmente a equipe.
- Melhora na Qualidade dos Dados: O ERP é alimentado com informações precisas e consistentes, o que beneficia a gestão de estoque, logística e análise de dados para tomada de decisão.
